buen servicio

I. 1-Recibir, verificar y registrar comunicaciones oficiales: Se recibe toda la documentación que viene de otras empresas a través de mensajeros propios o de entidades que brindan el servicio de mensajería externa.
Se verifica el destinatario, si éste no pertenece a la empresa se devuelve el documento o el paquete a la entidad que brinda el servicio de mensajería o en su defecto al remitente. Estas devoluciones deberán quedar registradas debidamente, se firma la constancia de recibido de la correspondencia.Para el caso del recorrido de los mensajeros internos, se recoge la documentación en los recorridos del funcionario responsable del trámite externo de los documentos, y en oficinas ubicadas en el área, cuando lo requiere, entre otros.
Se procede a registrar las comunicaciones recibidas de entidades y/o personas externas en la base de datos para la correspondencia recibida y las comunicaciones externas en las planillas de control establecidas para éste efecto.

2-Radicar las comunicaciones oficiales externas recibidas:En el proceso de registro de la correspondencia en la base de datos, se genera el número de radicado el cual se asigna al sobre o paquete y se le agrega el sello de la dependencia con fecha. La documentación que requiere tramite se separa de acuerdo a las rutas establecidas y se registra en la planilla única de Correspondencia.

3-Distribuir las comunicaciones oficiales: El auxiliar de mensajería interna despues de diligenciar su planilla de entrega y organizar la documentación, se dirige a las unidades de gestión correspondientes a su recorrido para hacer entrega de ella, solicitando firma de la planilla como prueba. Al mismo tiempo recoge la documentación que debe ser tramitada tanto al interior de las unidades de gestión de la sede, como con otras entidades externas.
Al finalizar su recorrido los documentos son entregados (enrutados) y ubicados en los respectivos casilleros destinados para este efecto. En el caso de documentos que cambien de ruta deberá firmarse por parte del mensajero interno la constancia de recibido en la planilla única de control de correspondencia.
Estos recorridos se deben realizar independientemente de que haya o no correspondencia para entregar o recibir.

II.* Después de definir los medios,  Control del cumplimiento de requisitos del documento.  Métodos de empaque y embalaje.  Peso y porteo de documentos, Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.  Control y firma de guías y planillas de entrega.  Control de devoluciones.  Organización mensajería externa.  Registro de control de envío de documentos, Manejo y uso del control del fax: definición de la legalidad o no de los documentos recibidos por este medio  Definición del procedimiento para el control y préstamo de documentos en diferentes medios y soportes  Definición de procesos reprográficos y papelería usada para la conservación de documentos, legajos carpetas, ETC…  Metodologías y procedimientos para la realización y publicación del manual de correspondencia y de archivo.  Anexos de formatos de papelería y utilizada para los proceso contenidos en el manual

IV *Actividades: 1.recepcion de solicitud o tramite -confrontación y diligenciamiento de planillas -determinación competencia 2.respuesta -preparación respuesta.

El área de archivo de gestión en trámite tendrá las siguientes funciones:

Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada;

Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los mismos;

Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los expedientes, preferentemente en archiveros;

Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental;

Realizar transferencias primarias al archivo central, al concluir el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite.